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Preguntas frecuentes Registro Único de Proponentes

 ¿Qué son los gastos de interés?

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Es el valor de los gastos incurridos o causados durante el periodo por la persona jurídica o persona natural en la ejecución de diversas transacciones con el objeto de obtener recursos financieros para el cumplimiento de sus actividades y que están representados por los intereses bancarios. (Ver ejemplos)

 ¿Cómo puedo acreditar la experiencia ante el RUP?

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Se acreditará la experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios con base en los contratos ejecutados directamente celebrados por el proponente, o a través de consorcios, uniones temporales y sociedades, en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación, en este último caso es necesario aportar el documento que acredite la existencia y sus integrantes. Podrá presentar cualquiera de los siguientes documentos:

A. Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio en donde conste:
 - Que el contrato se encuentra ejecutado.
- Identificación de las partes.
- Valor del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) a la fecha de terminación. 
- Bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia.
- Códigos de clasificación que identifican los bienes, obras o servicios.
- Fecha de terminación del contrato.

B. Solo si el proponente no puede obtener la certificación mencionada en el literal anterior podrá aportar la copia del contrato ejecutado en el que conste la información antes señalada, junto con la declaración escrita suscrita por el representante legal del proponente o el proponente persona natural, donde conste el valor del contrato a la fecha de terminación, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); los bienes, obras o servicios ejecutados y los códigos de clasificación con los cuales se identifican

Las personas jurídicas con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes. 

¿Qué es el Registro Único de Proponentes (RUP)?

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Es un registro de creación legal que llevan las Cámaras de Comercio, en el cual deben inscribirse las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones taxativamente señalas en la ley. En este registro consta la información relacionada a la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente.

¿Quiénes deben inscribirse en el Registro Único de Proponentes?

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 De acuerdo con la Ley 1150 de 2007, todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. 

 ¿Qué Decreto o Ley regula el Registro Único de Proponentes?

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 La Ley 1150 del 16 de julio 2007, el Decreto 019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013 lo reglamentaron en cuanto a las funciones que deben ejercer las cámaras de comercio y el procedimiento de inscripción, renovación y actualización. Consulte la normatividad vigente

 ¿Cuáles son las fechas que establece la ley para realizar la inscripción en el nuevo RUP?

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El proponente que no se encuentre inscrito en el Registro Único de Proponentes podrá inscribirse en el momento que lo considere conveniente. Para realizar este trámite, el proponente puede ingresar aquí para hacerlo de forma virtual o en cualquier sede de la Cámara de Comercio de Bogotá, anexando los documentos exigidos en el Decreto 1510 de 2013.

 ¿Cuál es el papel de las Cámaras de Comercio en torno al nuevo RUP?

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Las Cámaras de Comercio tienen la función de verificación documental, como un tercero imparcial. Su papel radica en recibir y verificar documentalmente la información de todos los proponentes. Lo certificado por la Cámara de Comercio es plena prueba para las licitaciones con el Estado y salvo las excepciones legales, las entidades estatales no pueden exigir requisitos adicionales.

 ¿Qué pasos debe llevar a cabo el proponente para realizar su inscripción?

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 • Diligenciar el formulario del RUP a través de nuestra página o adquirirlo en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.
• Adjuntar la documentación que acredita la información suministrada en el formulario.
• Cancelar los derechos conforme a las tarifas que establezca  el Gobierno Nacional.
• Dirigirse a la Cámara de Comercio de su domicilio o realizar todo el proceso RUP a través de nuestro servicio virtual.

 ¿Qué documentación debe entregar el proponente?

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 De acuerdo a la calidad de proponente (persona natural o jurídica), debe enviar la documentación que soporte la capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera, capacidad de organización y la clasificación. Consulte el Paso a paso para inscribirse.

  ¿Qué pasos debe llevar a cabo el proponente para realizar cancelación?

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• Adquirir el formulario en nuestra página web o en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá. 
• Marcar en el formulario la actuación cancelación.
• Diligenciar los datos generales del proponente en el formulario del RUP, es decir, numerales 1, 2 y 3, según corresponda además de firmarlo por el responsable.
• No requiere aportar ningún documento, ni siquiera el formato de la declaración del artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
• Esta actuación no tiene ningún costo.
• Dirigirse a la Cámara de Comercio de su domicilio.

 ¿Qué verificaciones hará la CCB a la documentación presentada?

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 La CCB realiza un cotejo entre los datos incluidos en el formulario y la documentación que aporta el proponente. Así mismo,  la CCB verifica la correcta aplicación de los criterios establecidos en el Decreto 1510 de 2013.

 ¿Qué no verifica la CCB?

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• La veracidad de la información.
• La veracidad de los documentos, no se hace ningún juicio sobre la falsedad ideológica o material.
• La información proveniente de las entidades estatales, sobre multas, sanciones en firme, contratos ejecutados, en ejecución y adjudicados.
• El domicilio, la dirección para notificaciones judiciales, tampoco la proveniente del Registro Mercantil o el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro (Nombre o razón social, vigencia, representación legal, nombramientos y facultades de los representantes legales).

  ¿Qué deben contener los estados financieros?
 

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Sus Estados Financieros Básicos (Decreto 2649 de 1993) deben contener:

1. Balance general
2. Estado de resultados
3. Estado de cambios en el patrimonio
4. Estado de cambios en la situación financiera
5. Estado de flujos de efectivo

Los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas que son parte integral  de todos y cada uno de los estados financieros, facilitando su comprensión  y utilidad. Se exceptúan de esta obligación las microempresas, así como aquellas entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en materia de estados financieros básicos solo estarán obligadas a llevar y aportar los indicados en los numerales 1 y 2.

Nota: La información financiera incluida en el formulario RUP debe ser igual a la indicada en los estados financieros, certificación suscrita por el Contador o Revisor Fiscal y coherente con la reportada en el Registro Mercantil, si es proponente matriculado en el Registro Mercantil o inscrito en el registro de Esales (Decreto 1510 de 2013).

¿Cuáles son las tarifas del nuevo RUP?

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El Decreto tarifario es el 393 del 4 de marzo de 2002. Consúltelas aquí. 

¿En qué puntos o sedes se recibirá documentación y se recaudará el pago de dicho registro?

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En todas las Sedes de la CCB ubicadas en Bogotá, Cazucá, Zipaquirá y Fusagasugá. Consúltelas aquí.

¿Quién firma el formulario de inscripción, renovación, actualización o modificación y cancelación en el Registro Único de Proponentes de la sociedad extranjera?

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De conformidad con lo establecido en la norma, las sociedades extranjeras pueden estar representadas por el mandatario y/o representantes de su sucursal o por un tercero, y serán estas las personas que podrán firmar el formulario de inscripción, renovación, actualización, acreditando su condición con el documento idóneo. Para el caso de las facultades del representante legal, éste debe contar como mínimo con la representación legal de la casa matriz.

¿Cuál es el término para renovar la inscripción?

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En el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013 se establece el período en el cual los proponentes deberán presentar su renovación (renuevan siempre y cuando tenga su inscripción vigente) esto es a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contario cesan los efectos del RUP. Es necesario recordar que la consecuencia de la cesación de efectos será la no expedición del certificado RUP.

¿Existe límite de contratos a reportar por el proponente con entidades públicas o privadas?

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No existe límite en el número de contratos a reportar. Sin embargo, solo pueden ser reportados los contratos que hayan sido ejecutados.

¿Existe alguna ayuda u orientación para que el proponente determine sus nuevas clasificaciones?

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En nuestra página web www.ccb.org.co encontrará la herramienta para consultar los códigos según la Clasificación de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas.

¿¿Cuál es el término para dar respuesta al trámite de inscripción, actualización y renovación del Registro Único de Proponentes?

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De acuerdo al término legal, por asemejarse a un derecho de petición, el tiempo de respuesta es de 15 días hábiles. No obstante por políticas de calidad y de atención al cliente, el tiempo de respuesta será de máximo 5 (cinco) días hábiles contados a partir del día siguiente a su radicación.

¿¿Qué opción tengo cuando la relación de los códigos respecto a la clasificación de bienes y servicios de las Naciones Unidas, sobrepasa el espacio diseñando en el formulario para tal fin?

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Si el espacio para las clasificaciones no es suficiente, utilice otro (s) anexo (s), numerando las paginas respectivas, para estos casos se puede emplear fotocopias firmadas en original.

¿¿Qué sucede con los proponentes que no actualizaron la información financiera a corte 31 de diciembre del año 2012 o que se encuentran bajo los parámetros del decreto 1464 de 2010?

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De acuerdo al régimen de transición establecido en el Decreto 1510 de 2013, los proponentes que cuenten con su inscripción activa, tendrá plazo para hacer su renovación hasta el quinto día hábil de abril bajo los parámetros y requisitos establecidos en la nueva norma. De no hacerlo, cesarán los efectos de su inscripción, con la consecuencia de la no expedición de certificados.

¿Si un proponente se inscribió en enero de 2014, ¿tendrá como plazo máximo de renovación el quinto día hábil de abril de 2014?

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En este caso, el proponente solo podrá hacer la actualización de su información con el fin de ajustarla a los nuevos parámetros y requisitos establecidos en el Decreto 1510 de 2013. 

¿Qué deben contener los anexos de los estados financieros?

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De conformidad con el numeral 1.2.2.1 de la circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio el contenido de estos anexos es: 
i) Principales cuentas detalladas del balance general:
- Activo 
Disponible; Inversiones; Deudoras; Inventarios; Propiedad, planta y equipo; Intangibles; Diferidos; Otros activos y Valorizaciones
Pasivo
Obligaciones financieras; Proveedores; Cuentas por pagar; Impuestos, gravámenes y tasas; Obligaciones laborales; Pasivos estimados y provisiones; 
Diferidos; Otros pasivos y Bonos y papeles comerciales.
Patrimonio
Capital social; Superávit de capital; Reservas; Revalorización del patrimonio; Dividendos o participaciones decretados en acciones cuotas o partes de interés; Resultados del ejercicio; Resultados de ejercicios anteriores y Superávit por valorizaciones.
ii) Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias:
Ingresos
Operacionales; No operacionales y Ajustes por inflación.
Gastos
Operacionales de administración; Operacionales de ventas; No operacionales; Impuesto de renta y complementarios y Ganancias y pérdidas.
Costos de ventas
Costo de ventas y prestación de servicios y compras.
Costos de producción o de operación
Materia prima; Mano de obra directa; Costos indirectos; Contratos de servicios.
iii) Cuentas contingentes deudoras y acreedoras:
- Cuentas de orden deudoras
Derechos contingentes; Deudoras fiscales; Deudoras de Control; Derechos contingentes por contra (CR); Deudoras fiscales por contra (CR) y Deudoras de control por el contrario (CR) 
- Cuentas de orden acreedoras
Responsabilidades contingentes; Acreedoras fiscales; Acreedoras de control; Responsabilidades contingentes por contra (DB); Acreedoras fiscales por contra (DB) y Acreedoras de control por contra (DB).

  ¿Qué es el código UNSPSC?

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El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios. 

  ¿Cómo está compuesto el código UNSPSC?

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Es una codificación jerárquica estructurada de ocho dígitos así: Segmento, Familia, Clase y Producto. Cada uno está compuesto por dos dígitos. Ver ejemplo.
Ejemplo:
Madera blanda – Código: 11121604
Segmento: 11 – Material mineral, textil y vegetal y animal no comestible
Familia: 12 – Productos no comestibles de planta y silvicultura
Clase: 16 – Madera 
Producto: 04 – Madera blanda 

*La Cámara de Comercio de Bogotá únicamente certificará el código hasta el tercer nivel (Clase). 

  ¿Cuál es la definición en el código de Segmento, Familia, Clase y Producto?

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Segmento: agregación lógica de familias para propósitos analíticos. 
Familia: grupo de categorías de productos interrelacionadas. 
Clase: grupo de productos que comparten características comunes. 
Producto: grupo de productos o servicios. 

  ¿Cómo puedo identificar un bien o un servicio en el código UNSPSC?

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De acuerdo a la estructura lógica del clasificador,  debe tener en cuenta lo siguiente:

a. Para Bienes: De los segmentos 10 al 15 (Materias Primas), de los segmentos 20 al 27 (Equipo Industrial), de los segmentos 30 al 41 (Componentes y suministros), de los segmentos 42 al 60 (Producto de uso final), segmento 95 (Terrenos, edificios, estructuras y vías).

b. Para Servicios: De los segmentos 70 al 94 (Servicios).

  ¿La Cámara de Comercio de Bogotá certificará los ocho dígitos del Código UNSPSC? 

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No, sólo los seis primeros dígitos en el tercer nivel que comprende: Segmento, Familia y Clase, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9 del Decreto 1510 de 2013.
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