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Martes, 02 de septiembre de 2014  | Actualizado hace 39 minutos  | 
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Preguntas frecuentes inscripción de Libros de Comercio

1. ¿Cuál es la fuente de obligación de inscribir los libros de comercio?

Artículo 19 del Código de Comercio: es obligación de todo comerciante:
1. Matricularse en el registro mercantil.
2. Inscribir todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. (…)

2. ¿Qué libros deben de inscribirse?

Artículo 28 del Código de Comercio:
Deberán inscribirse en el registro mercantil los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.

3. ¿Cuáles son los beneficios de Inscribir libros?

- Está dando cumplimiento a un deber legal.
- Sirven de prueba cuando se han registrado previamente a su diligenciamiento (artículo 126 del Decreto 2649 de 1993).
- Facilita los procesos de reconstrucción de los libros en caso de pérdida o extravío (artículo 135 del Decreto 2649 de 1993).

4. ¿Cuál es el procedimiento para inscribir libros ante la Cámara de Comercio?

- Diligenciar la carta de solicitud de inscripción de libros que encontrará aquí y el formato de localización de usuarios. Importante. la carta no debe contener borrones, tachones ni enmendaduras.
- Presentar a la Cámara de Comercio de Bogotá el libro en blanco, numerado, codificado (si es el caso) y rotulado.
- Diligenciar el nombre del (los) libro (s) a registrar (Ej: Diario, actas, etcétera.)
- El rótulo debe indicar el nombre del propietario y el destino del libro.
- Diligenciar el nombre completo del propietario, tal y como figura registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá.
- Código: es un distintivo de máximo SEIS (6) CARACTERES, conformado por letras o números, o números y letras, escogidos libremente por el comerciante. Este código debe colocarse en CADA UNA DE LAS HOJAS DEL(LOS) LIBRO(S), JUNTO A LA NUMERACIÓN CONSECUTIVA.
- Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas.
- Las hojas deben estar numeradas (con letras o números).
- Las Cámaras de Comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
- Si se trata de un libro con destino a un establecimiento de comercio, establecimiento en sociedad de hecho o establecimiento en copropiedad se debe indicar el nombre completo de (los) propietario (s), ya continuación el nombre del establecimiento de comercio.
- Firmar la  solicitud (únicamente) por alguno de los representantes legales de la sociedad propietaria del libro, que estén registrados en la Cámara de Comercio de Bogotá. 
- El campo número de registro es para ser diligenciado por la Cámara de Comercio.

5. ¿La Cámara vende las hojas que conforman los libros?

Sí. Para lo cual el cliente debe diligenciar en la misma carta de solicitud los siguientes campos:
- Orientación del papel: indicar si es horizontal o vertical.  
- Tipo de papel: Blanco.  
- Tamaño de papel: indicar si es carta u oficio.  
- Tipo de impresión: indicar si es sencilla o dúplex
- El costo de cada hoja es de $60 (tarifa para el año 2011)

6. ¿Qué costo tiene la inscripción de libros?

Los derechos de inscripción de Libros de Comercio son de $9.300 pesos y si el cliente desea comprar las hojas, cada una de ellas tiene un valor de $60 (tarifas para el año 2011).

7. ¿Cuál es el procedimiento para inscribir más hojas en un libro ya inscrito?

- Se verifica en el sistema de la Cámara y si se encuentra el libro, el cliente deberá presentar alguno de los siguientes documentos:
- Traer el libro anterior, el cual debe estar terminado o presentar certificación de revisor fiscal, cuando exista el cargo (en caso contrario de un contador público) donde se indique la terminación del libro, el nombre del libro y el número de registro.
- Si le faltan pocas hojas por utilizar, el revisor fiscal cuando exista el cargo (en caso contrario, un contador público), debe manifestarlo por escrito a la CCB indicando el nombre del libro y el número de registro.

8. ¿Qué hacer en caso de robo o pérdida?

Puede inscribir uno nuevo presentando copia auténtica de la denuncia, en la cual se debe indicar como mínimo el nombre del libro y número de registro en la CCB.    
Para tal efecto es necesario allegar la solicitud de inscripción del libro con los requisitos descritos

9. ¿Cuál es el procedimiento para inscribir libros de las sociedades vigiladas y/o fondos mutuos de inversión?

Se debe presentar el certificado de representación legal en original o copia autentica, la cual debe ser expedida con fecha no superior a dos (2) meses por la entidad vigilante.

10. ¿Cómo inscribir libros de Actas de propiedad horizontal?

Las copropiedades únicamente registran en la CCB los libros de actas. Para la solicitud del registro, el cliente debe presentar original o copia auténtica del certificado de existencia y representación legal de la propiedad horizontal, el cual es emitido por la Alcaldía Local o Distrital de ubicación del conjunto o copropiedad.

11. ¿Qué debe hacer el cliente al momento de recibir los libros?

El cliente debe verificar que todas las hojas del libro estén rubricadas,que no le hagan falta hojas, que el rotulo del libro contenga los datos correctos del propietario y el destino del mismo. NOTA: LA CÁMARA DE COMERCIO NO PUEDE ADICIONAR NI MODIFICAR LOS LIBROS DESPUES DE QUE SEAN RETIRADOS DE LAS OFICINAS DE LA CCB.

12. ¿Se pueden inscribir libros en los SUPERCADES donde la Cámara tiene atención?

No. La inscripción puede realizarse únicamente en las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.

13. ¿Qué pasa cuando el cliente no reclama los libros inscritos? 

De conformidad con el Decreto 4649 (Diciembre 29/2003) en el artículo 126 se establece que: “[…] las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción” 

14. ¿Cuáles son las clases de libros? 

Existen principalmente tres tipos de libros:
a. Libros de Contabilidad: Aquellos que se requieren para llevar el registro cifrado de la situación patrimonial de un ente económico, entre los cuales se encuentran:
i. Mayor: Agrupación sistemática de las operaciones inscritas en el libro diario.
ii. Diario: Recoge y refleja todos los hechos contables en forma cronológica, en el se registran día a día todas las operaciones de la empresa.
iii. Inventario y Balances: Presenta la historia reunida de la actuación de la empresa, reflejando las diversas metas conseguidas en su marcha.
iv. Los libros auxiliares: (no son de obligatorio registro artículo 126 del Decreto 2649 de 1993) se detallan y desarrollan las cuentas y anotaciones que se llevan en los libros principales y cuyas anotaciones guardan una intima relación con las cuentas del mayor o sirven de preparación para las anotaciones del diario.
b. Libros de Registro de Accionistas:  Artículo 195 y 406 del Código de Comercio. En este libro se deja nota de:
i. Los títulos expedidos con indicación de su número y fecha de inscripción.
ii. La enajenación o traspaso de acciones.
iii. Embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas.
iv. Las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio si son nominativas.
c. Libros de Actas: Artículo 131 del Decreto 2649 de 1993)
i. De reuniones de órganos máximos juntas de socios (Sociedad Ltda.) o asamblea de Accionistas ( S.A) etc.
ii. De reuniones de Juntas Directivas

15. ¿En qué momento debe el comerciante inscribir sus libros? 

Los puede inscribir al momento de radicar los documentos de solicitud de inscripción de matrícula o inscripción, ó cuando la persona natural, sociedad o entidad sin ánimo de lucro ya se encuentra matriculada o inscrita, en cualquier momento.

16. ¿Cuál es el proceso interno de la Cámara de Comercio?

Una vez efectuada la inscripción de los libros, el secretario de la Cámara insertará una constancia (rótulo) en la primera hoja del libro registrado que contendrá los siguientes datos:

- Cámara de Comercio
- Fecha de Inscripción
- Número de Inscripción y libro en el cual se efectuó
- Persona a quien pertenece
- Nombre del libro o uso al que se destina
- Número de hojas útiles que componen el libro
Las Cámaras de Comercio autentican las hojas útiles de los libros mediante un sello de impuesto en cada una de ellas.

 

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